Dossiers, rapports, dossiers, factures

Dossiers, rapports, dossiers, factures

Ces mots peuvent facilement apporter des malédictions aux lèvres de tout entrepreneur de forage de puits. Cependant, si nous voulons être réalistes, nous devons faire face aux faits amères de la vie - certaines choses doivent être écrites. Il s'ensuit que si elles vont nous avoir de la valeur, nous devons pouvoir les retrouver. Heureux est l'homme qui garde ses dossiers simples (mais précis) et faciles à trouver.

Ce chapitre ne fait aucun effort pour traiter de l'économie de la construction de puits d'eau. Il n'espère que souligner les registres minimums qui doivent être utilisés et conservés dans le but de rendre notre avenir plus facile et plus rentable.

Documentation essentielle

Chaque opération de forage de puits doit tenir plusieurs types de registres clés. Tout d'abord sont les journaux détaillés des puits qui documentent les spécifications de chaque projet. Ceux-ci devraient inclure des mesures de profondeur, des détails de l'enveloppe, des données sur le rendement en eau et des échantillons de formation.

Les dossiers financiers constituent une autre catégorie critique. Cela comprend toutes les factures, reçus et documentation de paiement. Les coûts matériels, les heures de travail et l'utilisation de l'équipement doivent tous être soigneusement suivis et déposés.

Organisation et rétention

Les systèmes de tenue des dossiers les plus efficaces sont à la fois simples et cohérents. De nombreux entrepreneurs trouvent utile d'organiser les fichiers par numéro de travail avec une séquence chronologique claire. Les sauvegardes numériques de documents importants offrent une couche supplémentaire de sécurité contre la perte ou les dommages.

Les exigences légales exigent généralement la conservation de certains dossiers pendant 3 à 7 ans. Cependant, certains documents comme les journaux de puits et les informations de garantie devraient être conservés indéfiniment. Les examens réguliers de votre système de dossiers peuvent aider à maintenir l'efficacité et à assurer la conformité.